Bit literacy eller hold din indbakke TOM!

Literacy er jo evnen til at læse og skrive, og bit literacy er således evnen til at håndtere mængden af digitale bits, som du bliver bombarderet med i løbet af din arbejdsdag.
Mark Hurst har interesseret sig for information overload, og med en simpel håndsoprækning på reboot konferencen viste det sig, at måske 80% af de tilstedeværede havde problemer med at styre mængden af e-mails - eller rettere ikke at lade sig stresse af dem.
Mark Hursts strategi består i at skabe 'rent bord' i indbakken hver evig eneste dag, inden du går hjem! Det gør man ved:
1. Slet al spam mail
2. Læs og besvar den mail, man selv synes er vigtigst (familie og venner, f.eks.), slet disse mails eller flyt dem til en anden mappe. I hvert fald: væk fra indbakken.
3. Der er nu tre typer af mails tilbage: nyhedsbreve, FYI's (for your information) og to-dos.
Nyhedsbreve: læs eller skrålæs, og slet eller arkiver dem. Væk fra indbakken!
FYI's: defineres som mails, som du ikke behøver at tage aktion på. Læs, arkiver evt. og slet fra indbakken.
To-do'erne deles i to: dem, der kan ordnes på 2 minutter udføres med det samme, derefter slettes mailen. De øvrige overføres til en to-do-liste, f.eks. Outlooks opgaver. Mark Hurst har ledt vidt og bredt på nettet efter en to-do-liste, der kunne opfylde hans formål - uden held. Derfor har han selv programmeret en, som jeg vil vende tilbage til på et senere tidspunkt.

Mark Hurst: Managing Incoming E-mail (pdf)